Загальний відділ апарату райдержадміністрації

1. Загальні положення
     Загальний відділ районної державної адміністрації відповідно до Положення про місцеву державну адміністрацію утворюється районною державною адміністрацією і підпорядковується у своїй діяльності голові та керівнику апарату райдержадміністрації.
    Роботу загального відділу координує і спрямовує керівник апарату райдержадміністрації, керує загальним відділом і несе персональну відповідальність за виконання покладених на відділ завдань, забезпечує виконання перспективних і поточних планів роботи відділу – начальник загального відділу.
    Структурним підрозділом загального відділу є сектор контролю, який здійснює контроль за виконанням актів та доручень Президента України, Кабінету Міністрів України, актів міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, розпоряджень і доручень голів облдержадміністрації, райдержадміністрації та реагування на запити і звернення народних депутатів України та депутатів місцевих рад.
    2. Основним завданням загального відділу райдержадміністрації є :
    2.1. забезпечення чіткої організації діловодства в районній державній адміністрації та надання методичної допомоги в організації по веденню діловодства в управліннях та відділах, інших службах районної державної адміністрації і виконкомах рад ;
    2.2.організаційно-технічне обслуговування та виконання машинописних і розмножувальних робіт секретаріату, управлінь та відділів районної державної адміністрації, які розташовані в приміщенні адміністрації;
    2.3. організація прийому громадян і здійснення контролю за строками розгляду пропозицій, заяв, скарг громадян в районній державній адміністрації.
    3. Загальний відділ у своїй діяльності керується Законами України, постановами Верховної Ради України, Положенням про місцеву державну адміністрацію, іншими законодавчими актами, розпорядженнями обласної і районної державної адміністрації, цим Положенням та іншими нормативними актами.
    4. Загальний відділ при вирішені питань, які належать до його відання, взаємодіє з іншими відділами, управліннями і службами районної державної адміністрації, при цьому :
    4.1. здійснює ведення діловодства в районній державній адміністрації відповідно до Інструкції по діловодству та чинного законодавства ;
4.2. забезпечує своєчасне приймання, попередній розгляд, реєстрацію І оперативну передачу за призначенням вхідної кореспонденції та внутрішньої документації райдержадміністрації ;
    4.3. забезпечує правильність оформлення, своєчасність розсилки розпоряджень, виданих головою адміністрації, листів прийнятих на документи вищестоящих органів ;
    4.4. формує книги копій розпоряджень, виданих головою адміністрації за місяць для відсилки до обласної державної адміністрації ;
    4.5. щорічно складає  номенклатуру справ районної державної адміністрації, забезпечує контроль за правильністю формування, оформлення і зберігання справ, що підлягають здачі в районний державний архів ;
    4.6. забезпечує зберігання печатки загального відділу і штампів адміністрації і відповідає за їх правильне використання ;
    4.7. забезпечує регулярну організацію та перевірку стану діловодства в апараті райдержадміністрації та її відділах, управліннях та інших службах ;
    4.8. веде облік, видачу і витрачання бланків розпоряджень голови адміністрації, бланків райдержадміністрації, контрольних листів, реєстраційних карток, конвертів ;
    4.9. здійснює розгляд документів, визначає необхідність їх реєстрації, встановлює строки виконання документів, які передаються структурним підрозділам чи безпосередньо виконавцям у відповідності з резолюцією керівника;
    4.10. комплектує папки з вхідною кореспонденцією для доповіді керівництву райдержадміністрації ;
    4.11. організовує і веде роботу по обліку і зберіганню закінчених діловодством справ і документів районної державної адміністрації згідно номенклатури справ, по підготовці здачі їх в архів у відповідності з діючими правилами, бере участь у проведенні наукової і практичної цінності документів при їх відборі на державне збереження ;
    4.12. здійснює друкування і розмноження нормативних документів райдержадміністрації, своєчасне їх надсилання до виконавців, у необхідних випадках видає копії, виписки і довідки з виданих наказів та розпоряджень ;
    4.13. готує проекти нормативних документів, що відносяться до компетенції відділу ;
    4.14. проводить звірку із заступниками голови райдержадміністрації, завідуючими відділами, начальниками управлінь, інших служб по наявності і виконанню документів ;
    4.15. відповідає за своєчасне внесення резолюцій керівництва в картки, знайомить осіб, зазначених в резолюції керівництва, з відповідними документами;

    4.16. контролює дотримання строків підготовки розпоряджень, листів, робочих планів і т.п. на виконання вищестоящих документів ;

    4.17. забезпечує організаційно-технічне обслуговування прийому громадян в райдержадміністрації ;

    4.18. веде облік пропозицій, заяв і скарг громадян, що надходять до районної державної адміністрації, здійснює контроль за строками розгляду звернень громадян та виконання розпоряджень, прийнятих головою адміністрації по їх виконанню ;

    4.19. аналізує і узагальнює пропозиції, заяви і скарги громадян, що надійшли до райдержадміністрації, доповідає дані аналізу керівництву і готує інформаційний матеріал до обласної державної адміністрації ;

    4.20. за дорученням заступника голови адміністрації вивчає та аналізує у відділах, управліннях та інших службах райдержадміністрації, виконкомах сільських і селищних рад стан організації діловодства по контролю за виконанням актів вищестоящих державних органів, розпоряджень та інших службових документів ;

    4.21. забезпечує культуру діловодства, впровадження наукової організації праці в апараті адміністрації, організацію навчання працівників діловодного апарату відділу, управлінь та інших служб райдержадміністрації, підвищенню їх ділової кваліфікації ;

    4.22. здійснює друкування протоколів нарад, які проводяться головою адміністрації ;

    4.23. забезпечує технічне обслуговування комісій, які створені при адміністрації ;

    4.24. здійснює контроль за виконанням структурними підрозділами райдержадміністрації, територіальними органами центральних органів виконавчої влади в частині здійснення ними повноважень районної державної адміністрації, органами місцевого самоврядування в частині здійснення ними делегованих повноважень органів виконавчої влади (далі – територіальні органи центральних органів виконавчої влади та органами  місцевого самоврядування) актів та доручень Президента України, Кабінету Міністрів України, актів міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, розпоряджень і доручень голів облдержадміністрації та райдержадміністрації ( далі – документи ) та за станом роботи з реагування  на запити і звернення народних депутатів України та депутатів місцевих рад , а також аналіз причин порушення строків виконання документів і внесення пропозицій щодо їх усунення ;        

          4.25.  підготовляє інформаційно-аналітичні та інші матеріали з питань виконання документів та роботи з реагування на запити і звернення народних депутатів України та депутатів місцевих рад;

4.26. інформує голову райдержадміністрації про стан виконання документів та роботи з реагування на запити і звернення народних депутатів України та депутатів місцевих рад структурними підрозділами райдержадміністрації, територіальними органами центральних органів виконавчої влади та органами місцевого самоврядування ;                  
4.27. підготовляє проекти розпоряджень і доручень голови райдержадміністрації з питань, що належить  до компетенції загального відділу та сектору контролю.

    5. Загальний відділ має право за згодою заступника голови адміністрації повертати відділам, управлінням та іншим службам адміністрації документи, що подані з порушенням вимог Інструкції по діловодству.

    6. Всі документи передаються у відділи, управління, інші служби адміністрації тільки через загальний відділ

    7. Виконані та завершені документи передаються в загальний відділ для зберігання в поточному архіві або у відповідних справах. Зберігання документів у заступників голови адміністрації, відділах, управліннях, інших службах адміністрації понад встановлений строк є недопустимі.

    Всі резолюції і службові помітки на документах, пов”язані з його проходженням і виконанням, повинні підписуватись і датуватись.

    8. Загальний відділ очолює начальник, який керує діяльністю відділу і несе персональну відповідальність за виконання покладених на відділ завдань, розподіляє обов”язки між працівниками відділу.